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怎么加强部门之间的沟通与协作

分类:职业进阶 日期:2022-11-04 18:39人气:加载中...


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  怎么加强部门之间的沟通与协作

  部门之间关系处理的融洽与否,直接影响到企业的运转效率。根据我们企业目前运行的 状况,部门之间关系的处理工作还需要不断加强。这里的所说的加强,就是要打破现有的解 决某一个点或是局部问题的思路,立足长远,解决整体性的问题。

  在这里,我想用一个简单的例子 种田,来说明部门之间关系的处理问题。

  种田的第一步首先是分工。家庭成员之间首先要分工明确,耕田、施肥、播种、灌溉等 细节,具体由谁负责。这些分工之间不可能完全独立,中间肯定有衔接和配合的环节。这个 环节最容易出现的问题是分工绝对化。

  第二步是配合问题。如果播种的强调肥料还没有撒下去,施肥的说地还没有耕,耕地的 说牛还没买来……那就说明,配合问题需要解决了,即使每位成员都希望有好收成,中间也 难免因各种原因造成局部脱节,导致通路阻塞,影响大局。因此,这个环节最容易出的问题 是扯皮。

  第三步是精细化管理。前面的基本功做好了,剩下的便是强调科学精细的管理了。对每 一个岗位,制定标准,对工作绩效进行量化。第三环节必须建立在第二环节问题基本解决基 础上,并且由于第二环节由于所需时间较长,往往会形成一种习惯,而第三环节最容易出现 的问题是管理浮于表面,深入不下去。

  一:部门沟通与协作中存在的问题1.沟通途径问题。

  部门之间需要增进了解,沟通途径不够。片面性的信息往往会在某一问题暴露后,引发 类似用人、工作量、职责的讨论,而这讨论的结果如果得不到有效的疏通,极易造成相互间 的隔阂。从目前状况看,沟通途径和效果比以前有了提高,但沟通的途径还是不够,需要不 断加强

  2.暴露问题的力度不够。

  沟通过程中,需要暴露更多的问题。很多同志往往不希望将沟通会议的气氛搞僵,很多 问题被掩盖起来。而暴露问题,特别是一些细节问题,恰恰是解决问题的前提。

  3:数据统计方法不够完善。

  部门基础工作亟待加强。如销售部门、结算中心、信息中心、财务、等要害部门,对于 数据统计,是否具备,方法是否科学合理,信息的有限开放是否有助于业务销售的分析。对 于部门及部门之间传递的数据,包括统计方法同样需要进一步审核和完善。不科学的统计数 据对企业发展没有任何指导意义,甚至将企业运作引入歧途。

  4:部分管理文件需要更新和完善。

  部分岗位职责、内部制度的内容还不齐全,不够完善。公司虽表面上有一套管理体系, 并且这种管理体系的运行在现阶段不会出现大的问题,但如果想进一步提升企业的管理水平,这些必须进行完善,及时更新。

  5:部门之间信息传递脱节。

  我们现在的信息传递和协调工作只能局限于某一短的时间段内进行。而这种协调的结果是: 能够分清当前主次,解决当前的主要矛盾,而根本问题得不到解决,可能转变为后续的主要 矛盾。因此这种协调的方法,其作用是有局限性的。

  6:部门之间接口工作要规定好相应的职责,并对职责的履行情况定期沟通。

  现有的状况是,部分接口工作虽然一直有人在做,并且也有相应的分工,但相互之间没 有相应的约束力,什么时候做完,完成到什么程度有的没有详细规定,或完成的部分达不到 下一环节的需要,或是出现问题相互推诿。部门之间或是接口人员之间容易产生矛盾。而这 些矛盾是可以通过进一步细化流程避免的。

  上述问题,仅仅是我们企业内部现存的,对于提升现有管理水平障碍最大的几个问题。 在此,提出以下解决方法:

  1:增加沟通途径。

  我们现有的沟通途径主要是专题会。而大家参与这些会议,一般都比较谨慎。一些细节 问题很难在这种会议上体现出来。可以考虑采取茶话会、内部联谊会、培训会等多种方式, 通过不断变换讨论主题和环境,增进沟通,使部门之间能够增进了解,也使得各种问题能否 充分暴露出来。

  2:关于问题的解决。

  对于各部门提出的问题,要提出相应的解决方案。我们这一点现在做的比较好。但有些 系统性的问题,不是靠解决一个或两个问题能够达到管理目标的,必须通盘考虑,避免做无 用功,或是解决了一个问题引发另一个问题。要对未来可能出现的问题作充分的预测。

  3:关于统计方法和统计数据。

  现有各部门存在的一些报表,有的已经过时,且报表之间是否存在关联性,是否存在无 用功还值得进一步审核。数据统计过程中经常出现的问题有:

  A:格式不严谨。

  有些重要报表仅有相关信息,没有人员审核、签批,上面的数据很容易根据需要被主观 臆造。

  B:统计信息不全或是信息过量。

  统计信息不全面往往不能满足管理者的实际要求。而需要数据的时候再重新收集,不但 容易重复工作,重复统计,而且往往不够细致。

  C:重复统计。

  很多数据用不同的方式,由不同的人进行统计,目的之一是为了便于相互审核和监督, 但有的工作完全是可以合在一起的。因此,有的单据可以采用一式多联的方式,避免多人重 复性劳动,对于经常性传递的数据,尽量采用网络化传输,只要安全因素考虑周全,这种作 业方法比传统方法快捷便利的多。

  D:统计数据不够细。

  很多时候,为了便于寻找规律,制定科学的管理方法,要求数据统计细化,但这项工作 目前有的部门做的不够。

  E:有数据统计,但没有真正利用。

  有的部门统计工作做的很到位,但仅仅是一种记录而已,没有进行科学的分析和利

  用。

  F:统计方法不够科学。

  这一问题如果不解决,不但造成人力物力浪费巨大,而且没有任何指导意义,甚至有时

  会掩盖很多问题。

  因此,每个岗位都必须对数据统计问题引起足够重视,并且要有专业人员进行审核其科 学性。统计的最终目的是为经营管理提供基础性资料,是体现企业管理水平的重要窗口。

  4:及时完善岗位职责和管理制度。

  制定岗位职责和管理制度的目的是规范工作流程,提高工作效率。发生人员变动时,能够通过规范的流程避免带来不必要的损失,使日常工作能够有条不紊的运行。而现有的岗位职责和管理制度中,有的已经不适应现行要求,或是规定本身超出了可执行的范围,这种过时的或不可执行的规定犹如形同虚设。作为管理者来说,最重要的日常工作之一应该是经常审视身边的各类文件,找出其中的不足,发扬民主集中的原则,及时进行完善。使得内部流程更加科学规范。如果作为中间最重要的环节都没有做好,上层的装饰即时华丽无比,想必 也无法经得起时间的考验。一个企业的文化建设,必须是建立在科学规范的管理基础之上的, 否则只能是空谈。其实,对于需要改进的地方,不少人也有去改的想法,之所以没有去做, 主观原因比较多,比如担心一个文件的变更会引起其他部门或人员工作的调整,从而带来很多不必要的麻烦,“多一事不如少一事”的思想还存在。因此,我们的日常管理工作中还要有一项,那便是鼓励大家相互“挑毛病”,对于新思想、新思路要大力提倡和表彰。

  5:确立部门之间接口工作的有效衔接。

  企业管理的纵向指挥相对容易,横向协调却相对困难。据调查统计,企业的内讧 70% 是来自横向矛盾,主要原因是部门责权不清,碰到交叉的工作,相互都不主动配合,甚至还 处处设障,相互推委责任。其次,不恰当的激励政策也会因不公正或不能平衡公众利益而引 发争端和分歧。

  在我们企业,接口工作有很多,特别是一些隐性的接口工作,很多都是靠大家自觉在做。 但这种自觉是在一定的范围和承受能力之内的,与人的主观能动性有着很大的关系。因此, 作为管理者,要积极地深入实际情况,找出部门内部岗位之间和部门之间的接口工作,明确定义这些接口该如何处理,并将处理得过程纳入日常工作,进行审核和监督。

  对于以上的问题我们提出以下六点建议:

  1、部门间相互推卸责任的一个重要原因是上行下效。也许最高层领导的做事方法也是这样, 所以手下人也就养成了这样的习惯。可能这是公司一贯的一种氛围,所以不可能因为某项措

  施马上发生本质的变化。因此要推行某件事情,高层领导首先要以身作则。

  2、我感觉在公司做事就应该人尽其职,大家一个目标:把公司的发展工作做好。可是这是 大家的共识吗?也许大家想的只是把自己的事情做好。所以只有当“避免相互扯皮”成为大 家或绝大多数人的共识时才会看到效果。这就需要舆论宣传。

  3、“采取各种惩罚措施”有一定的必要性,但解决不了实质问题。现在我们强调合作,不 相互扯皮推卸,那我们是否制定了相应的工作流程,明确了各部门的工作范围和职责了呢? “惩罚”是堵截,“流程”是疏导。所以,一个规范的工作流程和明确的责任范围是十分必要的。

  4、避免推卸的另一个办法是,工作书面化、表格化。在工作交接的过程中把关键的内容落 在纸面上,并让相关人员签字。这样以后有了问题一查就十分的清楚了。

  5、另外,可能众多林立的部门设置也是产生扯皮的一个原因。部门多了环节就多,就容易 产生扯皮现象。所以简化组织结构,使它有一定的层次,也可以有效的避免一些扯皮现象。 6、给大家建立一个协调交流的平台。如每周工作例会。这个会不事听总经理一个人再说, 而是让大家都要说,把问题摆出来,统一协调解决。并且要有会议纪要,以便大家查询,并遵照执行。

  总之,部门之间的配合默契与否,关系到企业的长远发展,加强部门之间的沟通与协作, 应成为每一个管理者的工作重点。重视细节,重视实践,勇于创新,管理科学应成为我们日常工作的主题。

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